Mehr als Newsletters: Warum Email Marketing für Ihren Salon essentiell ist
Stellen Sie sich vor, Ihr Kalender verwaltet sich fast von selbst, Ihre Stammkunden kommen pünktlich und freuen sich auf ihren Termin, und letzte Lücken am Nachmittag füllen sich wie von Zauberhand. Diese Vision ist mit einem modernen, strategischen E-Mail-Marketing kein Traum mehr, sondern gelebte Salon-Realität.
Weg vom Image des lästigen Newsletters: Heute ist eine gut automatisierte E-Mail-Kommunikation Ihr engster Verbündeter in der täglichen Organisation. Sie ist die stille Kraft im Hintergrund, die Ihre Kund:innen führt und Ihren Kalender optimiert – ganz ohne ständiges manuelles Nachhaken.
Ihr Kalender spricht mit Ihren Kunden: Automatisierungen, die wirklich entlasten
Der Schlüssel liegt in der Verknüpfung Ihres Buchungssystems mit intelligenten E-Mail-Automatismen. Jede Buchung oder Kalenderänderung löst eine präzise kommunizierte Kettenreaktion aus:
- Buchungsbestätigung sofort: Der Kunde erhält umgehend alle Details – ein professioneller erster Eindruck.
- Erinnerung 48h vorab: Die wichtigste Waffe gegen No-Shows. Eine freundliche Erinnerung reduziert Vergesslichkeit deutlich.
- Nach der Stornierung: Eine automatische E-Mail kann einen Gutschein für die Umbuchung anbieten oder direkt auf Ihre Online-Warteliste verweisen, um den ausgefallenen Termin sofort neu zu besetzen.
- Bei niedriger Auslastung: Ihr System erkennt freie Slots nächste Woche? Ein automatisierter, persönlicher Anruf per E-Mail an treue Kunden (“Wir haben morgen Nachmittag noch einen freien Slot für Sie, liebe Frau Müller – möchten Sie ihn reservieren?”) füllt Lücken effektiv.
No-Shows aktiv bekämpfen & wertvolle Termine retten
Jede unentschuldigte Absage ist verlorenes Einkommen. Strategische E-Mails wirken hier auf mehreren Ebenen:
- Prävention durch Erinnerungen: Wie oben beschrieben, ist die automatische Terminerinnerung die effektivste Maßnahme.
- Die smarte Warteliste aktivieren: Bei einer Stornierung kann sofort die nächste Person auf Ihrer digitalen Warteliste per E-Mail informiert und der Termin angeboten werden. So geht kein Slot verloren.
- Nach einem No-Show: Eine automatisch versendete, wertschätzende, aber klare E-Mail kann die ausgefallene Behandlung in Rechnung stellen (falls angekündigt) und gleichzeitig das Weiterbuchen erleichtern, indem sie einen Link zur direkten Neubuchung enthält.
Kundenbindung auf Autopilot: Persönlich, ohne ständig dran denken zu müssen
Echte Beziehungspflege läuft nebenbei. Automatisierte, aber personalisierte E-Mail-Sequenzen machen es möglich:
- Nach dem ersten Besuch: Ein automatisches “Danke”-Mail mit Pflegetipps für den neuen Schnitt oder die Farbe steigert die Zufriedenheit.
- Wiedereinladung zum perfekten Zeitpunkt: Ihr System trackt, wann der letzte Besuch war. 8-10 Wochen später erhält der Kunde automatisch eine persönliche Einladung zur nächsten Terminbuchung – genau dann, wenn er sie wahrscheinlich braucht.
- Geburtstagsgrüße mit kleinem Geschenk: Ein automatisiertes Mail zum Geburtstag mit einem Gratis-Conditioner oder einem kleinen Rabatt zeigt Wertschätzung und generiert oft einen Termin.
Mit diesem Ansatz wird E-Mail-Marketing vom Werbekanal zum zentralen Nervensystem Ihres Salons. Es entlastet Sie von Routine-Kommunikation, sichert Ihre wertvollen Termine und pflegt die Kundenbeziehung kontinuierlich – damit Sie mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt: Ihre Kund:innen und ihr Handwerk.
Die Grundlage: Eine saubere Kunden-Email-Liste aufbauen
Das alles beginnt mit einer qualitativen E-Mail-Liste. Sie ist das digitale Stammkundenbuch, ohne das keine Automatisierung funktioniert. Doch wie sammeln Sie im hektischen Salonalltag rechtssicher und mühelos E-Mail-Adressen?
Direkt am Point-of-Sale: Einfach fragen & verbinden
Die beste Gelegenheit ist der Zahlungsvorgang. Trainieren Sie Ihr Team, freundlich nachzufragen: „Darf ich Ihnen Ihre Terminerinnerung und unsere Pflegetipps per E-Mail schicken?“ Erklären Sie den konkreten Nutzen – wie den automatischen Erinnerungsservice, der Last-Minute-Absagen reduziert. Mit einer integrierten Kassensystem-Lösung wie der von ConciergeBeauty kann die Adresse direkt im Kundenprofil hinterlegt und für spätere Automatisierungen genutzt werden.
Die Online-Buchung als stiller Sammler
Ihre Online-Terminbuchung arbeitet für Sie, rund um die Uhr. Konfigurieren Sie das Buchungsformular so, dass die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld ist. Nach der Buchung bestätigt Ihr System den Termin automatisch per E-Mail – der Kunde erlebt sofort den praktischen Wert dieser Angabe. Die KI-gesteuerte Rezeption kann diesen Prozess noch personalisieren, indem sie in einem Folge-Chat nach zusätzlichen Präferenzen fragt und so das Profil vervollständigt.
Rechtssicherheit durch Transparenz & Einwilligung
Wichtig ist immer die aktive Einwilligung. Nutzen Sie ein opt-in Kästchen mit einem klaren Hinweis wie: „Ja, ich möchte über Termine, Pflegetipps und exklusive Angebote per E-Mail informiert werden. Sie können Ihr Einverständnis jederzeit widerrufen.“ Diese Transparenz schafft Vertrauen und ist DSGVO-konform. Alle gesammelten Adressen werden dann zentral in Ihrer Software verwaltet, sodass Sie stets den Überblick behalten.
Mit einer solch gepflegten Liste wird aus einer simplen Adressensammlung das Fundament für einen automatisierten und zuverlässigen Salonbetrieb.
Der strategische Kalender: Emails planen, die wirklich ankommen
Mit dieser wertvollen Liste im Hintergrund stellt sich die entscheidende Frage: Wann schreiben Sie was? Denn die richtige Botschaft zur falschen Zeit geht unter – oder wird als störend empfunden. Die Lösung ist ein strategischer Redaktionsplan, der Ihr Salonjahr strukturiert und Ihre Kommunikation vorhersehbar, relevant und effektiv macht.
Vom Reagieren zum Agieren: Ihr Salon-Jahresplan
Statt jeden Monat neu zu überlegen, setzen Sie auf Automatisierung mit Timing. Ein fester Kalender entlastet Sie mental und stellt sicher, dass kein wichtiger Moment für die Kundenbindung verpasst wird. Hier ein beispielhafter Fahrplan:
- Januar – Der Frische-Kick: Nach den Feiertagen sehnen sich viele nach Veränderung. Automatisierte E-Mails mit Pflegetipps für strapaziertes Winterhaar und einem Angebot für eine intensive Pflegekur oder einen Neujahrs-Schnitt bringen Kunden zurück an den Platz.
- Vor den Sommerferien – Der strategische Reminder: Versenden Sie 4-6 Wochen vor Ferienbeginn eine automatisierte Kampagne mit dem Titel „Urlaubs-frisur?“ und verlinken Sie direkt auf Ihre Online-Buchung. So fangen Sie die Planungsphase Ihrer Kunden ab und füllen Ihre Terminkalender frühzeitig.
- Nach einer Coloration – Die perfekte Follow-up-Automatisierung: Hier zeigt KI-gestütztes Salonmanagement wie ConciergeBeauty seine Stärken. Das System kann automatisch, 3-5 Tage nach einem gebuchten Coloration-Termin, eine E-Mail mit personalisierten Pflegehinweisen und einem Produkt-Empfehlungs-Link versenden. Das steigert den Kundennutzen und den Produktumsatz.
Automatisierung als No-Show-Schutzschild
Ihr Kalender ist der beste Verbündete gegen ausgefallene Termine. Automatisierte Erinnerungs-E-Mails (und SMS), die 24 bzw. 3 Stunden vor dem Termin versendet werden, reduzieren No-Shows signifikant. Noch smarter wird es mit einer KI-gesteuerten Lösung: Ein System wie der KI-Chat Agent von ConciergeBeauty kann nicht nur Erinnerungen verschicken, sondern auch aktiv auf Kunden-Reaktionen eingehen und bei Absagen sofort die smarte Warteliste bedienen, um Lücken zu füllen.
Der Kreis schließt sich: Krankheit & Verspätung proaktiv managen
Selbst die beste Planung kann Störfaktoren nicht ausschließen. Integrieren Sie in Ihren Kommunikationskalender auch Automatisierungen für ungeplante Ereignisse. Bei kurzfristiger Krankheit einer Mitarbeiterin oder einer starken Verspätung kann die Software automatisiert betroffene Kunden informieren, Alternativen anbieten und so Vertrauen und Professionalität wahren – ohne dass Sie in der Stresssituation manuell jeden Kunden anrufen müssen.
Automatisierung entlastet: Drei Workflows, die sofort wirken
Jetzt wird es praktisch: Lassen Sie uns die Kalenderfunktionen Ihrer Software mit intelligenten E-Mails verknüpfen, um Ihre wertvollste Ressource – Ihre Zeit – zu schonen. Diese drei Automatisierungen richten Sie einmal ein und sie arbeiten dann unermüdlich für Sie.
1. Die sofortige Buchungsbestätigung (No-Show-Prophylaxe)
Sobald ein Kunde online oder telefonisch einen Termin bucht, erhält er sofort eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail. Das klingt simpel, hat aber große Wirkung: Der Termin wird sofort im persönlichen Kalender des Kunden und in seinem Bewusstsein verankert. Kombinieren Sie diese E-Mail mit einem Link, der es dem Kunden leicht macht, den Termin direkt in seinen digitalen Kalender (Google, Outlook, Apple) zu importieren. Diese kleine Automatisierung ist der erste und wichtigste Schritt, um No-Shows zu reduzieren, da sie Verbindlichkeit schafft.
2. Die Willkommens-Serie für neue Kunden
Ein neuer Kunde hat gebucht – ein perfekter Moment für Beziehungspflege. Statt manuell eine Mail zu schreiben, startet automatisch eine kleine E-Mail-Serie. Die erste Mail bedankt sich für die Buchung und bietet vielleicht einen kurzen Guide zur Vorbereitung (z.B. “So erhalten Sie den perfekten Balayage-Look”). Eine zweite Mail nach dem Termin bedankt sich für das Vertrauen, bittet um Feedback und stellt Ihr Treueprogramm oder einen Gutschein für die nächste Buchung vor. Dieser automatisierte Dialog wertet das Kundenerlebnis auf und steigert die Wahrscheinlichkeit einer Wiederbuchung enorm.
3. Der taktvolle Recall – vollständig automatisiert
Ihre Software weiß, wann ein Kunde zuletzt da war. Nutzen Sie dieses Wissen für eine pflegeleichte Kundenbindung. Stellen Sie einen automatischen Recall-Workflow ein, der beispielsweise 10 Wochen nach dem letzten Friseurbesuch oder 4 Wochen nach einer Wimpernbehandlung eine persönlich anmutende E-Mail auslöst. Diese kann schlicht fragen: “Hallo [Name], hoffe, Ihre Frisur/Sie halten sich noch wunderbar! Wir hätten ab [Datum] wieder einen schönen Termin für Sie frei.” Durch die Verknüpfung mit dem Live-Kalender kann die E-Mail sogar direkt auf freie Slots in der kommenden Woche verlinken. So füllen Sie Lücken im Kalender, bevor sie entstehen.
No-Shows bekämpfen: Mit cleveren Emails Ausfallquote senken
Stellen Sie sich vor: Ein Stuhl bleibt leer, die geplante Stunde verrinnt ungenutzt, und die Einnahme für diesen Slot ist verloren. No-Shows sind mehr als nur ein Ärgernis – sie schmälern direkt Ihre Umsätze und durchlöchern Ihre Terminplanung. Die gute Nachricht: Mit einer gezielten E-Mail-Strategie, die nahtlos mit Ihrem Kalender zusammenarbeitet, können Sie diese Leerstellen deutlich reduzieren. Automatisierung ist hier der Schlüssel, um konsequent und ohne zusätzlichen Aufwand zu kommunizieren.
Die strategische Erinnerung: Mehr als nur ein Datum
Eine einfache Terminerinnerung per E-Mail ist der erste und wichtigste Schritt. Sie sollte jedoch nicht nur den Termin nennen, sondern auch Wert schaffen. Versenden Sie diese automatisiert 48 Stunden vor dem Termin.
- Beispiel-Inhalt: “Wir freuen uns auf Ihren Farbtermin am [Datum] um [Uhrzeit]! Zur Vorbereitung haben wir für Sie einen kurzen Artikel über die Pflege Ihrer neuen Farbe zusammengestellt [Link]. Bitte bestätigen Sie uns kurz, ob der Termin für Sie passt. Sollten Sie verhindert sein, können Sie ihn hier ganz einfach umbuchen [Link zum Online-Kalender].”
- Der Effekt: Sie bieten einen Service (Pflegetipps), erleichtern die Umbuchung und fordern sanft eine Bestätigung ein. Dies filtert bereits unsichere Termine heraus.
Die cleverer Bestätigungsaufforderung am Vortag
Setzen Sie am Tag vor dem Termin einen letzten, gezielten Impuls. Diese E-Mail sollte kurz sein und eine klare Handlungsaufforderung enthalten, idealerweise verknüpft mit einer leichten “Sozialen Verpflichtung”.
- Beispiel-Inhalt: “Morgen ist es soweit! Ihr Termin für den [Service] beginnt um [Uhrzeit]. Zur finalen Planung für unser Team bitten wir um Ihre Bestätigung bis heute Abend um 18 Uhr. Hier geht’s zum einen Klick: [BESTÄTIGEN]-Button. Vielen Dank!”
- Der Effekt: Die zeitliche Grenze schafft Dringlichkeit. Nicht bestätigte Termine können Sie so früh identifizieren und gegebenenfalls für andere Kunden auf Ihrer smarten Warteliste freigeben.
Der professionelle Nachfass nach einem No-Show
Trotz aller Automatismen kann es passieren. Eine taktvolle Nachfass-E-Mail bewahrt die Kundenbeziehung und kann verlorene Einnahmen teilweise retten.
- Beispiel-Inhalt: “Hallo [Name], wir haben Sie heute zu Ihrem Termin vermisst. Wir hoffen, dass alles in Ordnung ist. Da der Termin für Sie reserviert war, berechnen wir laut unserer AGB eine Ausfallgebühr von [Betrag]. Selbstverständlich möchten wir Sie weiterhin bei uns begrüßen. Als Zeichen unseres Verständnisses möchten wir Ihnen die Stornogebühr erlassen, wenn Sie innerhalb der nächsten 7 Tage einen neuen Termin buchen [Link zum Kalender].”
- Der Effekt: Sie setzen Ihre Geschäftsbedingungen durch, zeigen aber gleichzeitig Kulanz und binden den Kunden aktiv in eine Neubuchung. Dies wandelt einen Verlust in eine potenzielle zukünftige Buchung um.
Tipp: Nutzen Sie Tools wie den KI-Telefonassistenten von ConciergeBeauty als zusätzliche, persönliche Ebene. Er kann nicht bestätigte Termine am Vortag automatisch anrufen und nachfragen – viele Kunden reagieren hierauf noch schneller als auf eine E-Mail.
Durch diese dreistufige, automatisierte E-Mail-Folge machen Sie es Kunden leicht, verbindlich zu bleiben, und gewinnen wertvolle Planungssicherheit zurück.
Vorlagen zum Kopieren: Emails, die Kunden öffnen und lesen
Jetzt geht es ans Eingemachte: die richtigen Worte zur richtigen Zeit. Die beste Automatisierung nutzt nichts, wenn die E-Mails im Postfach unbeachtet verstauben. Diese Vorlagen sind Ihr Werkzeugkasten – praxiserprobt, wirkungsvoll und sofort einsatzbereit.
Betreffzeilen, die neugierig machen
Der Betreff entscheidet über Öffnen oder Löschen. Bleiben Sie persönlich, positiv und präzise.
- Für Terminerinnerungen: “Ihr Termin am [Datum] – wir freuen uns auf Sie, [Kundenname]!” oder “Alles vorbereitet für Ihren Termin morgen, [Kundenname]?”
- Für Recall/Aktion: “Ist es nicht wieder Zeit für einen frischen Look, [Kundenname]?” oder “Ihre [Haarfarbe/Länge] verdient eine Auffrischung – exklusiver Termin für Sie reserviert?”
- Für Feedback: “Wie war Ihr Besuch? 2 Minuten für Ihre Meinung, [Kundenname].” oder “Danke für Ihr Vertrauen! Wir würden uns über Ihr Feedback freuen.”
Automatisierte Terminerinnerungen (gegen No-Shows)
Diese E-Mails sind Ihr Sicherheitsnetz. Stellen Sie sie in Ihrer Software (wie ConciergeBeauty) so ein, dass sie automatisch 72 Stunden und 24 Stunden vor dem Termin verschickt werden.
Vorlage 72h vorher – Wertschätzende Erinnerung:
Betreff: Ihr Termin bei [Salonname] am [Datum, Uhrzeit] – alles ist bereit!
Hallo [Kundenname],
wir möchten Sie freundlich an Ihren bevorstehenden Termin erinnern: Wann: [Datum] um [Uhrzeit] Mit: [Stylist/in Name] Service: [Gebuchter Service, z.B. “Coloration & Schnitt”]
Sollte sich etwas an Ihren Plänen ändern, können Sie Ihren Termin bequem online über [Link zum Kundenportal] umbuchen oder stornieren. Bitte teilen Sie uns dies mindestens [z.B. 24] Stunden vorher mit.
Wir freuen uns auf Sie!
Herzliche Grüße Ihr Team vom [Salonname]
Vorlage 24h vorher – Dringende Bestätigungsaufforderung:
Betreff: Bitte bestätigen Sie Ihren morgigen Termin, [Kundenname]
Hallo [Kundenname],
ein kurzer Check-in für Ihren Termin morgen, [Datum] um [Uhrzeit]. Bitte bestätigen Sie uns kurz, dass Sie kommen, indem Sie auf diesen Link klicken: [Link zur 1-Klick-Bestätigung].
Sollten wir keine Bestätigung erhalten, versuchen wir Sie telefonisch zu erreichen, um den Termin für andere Gäste freizugeben.
Vielen Dank und bis morgen!
Ihr [Salonname]-Team
Persönliche Recall-E-Mails (Kundenbindung)
Gehen Sie über das Standard-”Wir vermissen Sie” hinaus. Nutzen Sie Kalenderdaten für personalisierte Angebote.
Vorlage – Service-spezifischer Recall:
Betreff: Zeit für eine Auffrischung Ihrer [Letzter Service, z.B. “Balayage”], [Kundenname]?
Hallo [Kundenname],
bei Ihrem letzten Besuch am [Letztes Besuchsdatum] hatten wir Ihre [Service, z.B. “Balayage”] gemacht. Damit die Farbe lange so schön strahlt, empfehlen wir alle [Zahl] Wochen eine Auffrischung.
Für Sie als Stammgast haben wir ein kleines Dankeschön: Buchen Sie Ihren nächsten Termin innerhalb der nächsten 14 Tage und erhalten Sie eine [Gutschein für Pflegeprodukt / 10% Rabatt auf die Farbauffrischung]. Hier können Sie direkt einen Termin wählen: [Link zur Onlinebuchung].
Wir freuen uns, Sie bald wieder bei uns begrüßen zu dürfen!
Herzliche Grüße [Stylist/in Name] & das Team von [Salonname]
Feedback-Anfragen (für Bewertungen & Verbesserung)
Sorgen Sie dafür, dass Feedback leicht zu geben ist – und reagieren Sie darauf in Ihrer Kalenderplanung.
Vorlage – Einfache Feedback-Bitte:
Betreff: Wie war Ihr Besuch bei uns, [Kundenname]?
Hallo [Kundenname],
hoffentlich fühlen Sie sich in Ihrem neuen Look wohl! Wir von [Salonname] sind stets bestrebt, unseren Service für Sie zu verbessern.
Ihre Meinung ist uns dafür sehr wichtig. Nehmen Sie sich bitte 2 Minuten Zeit und teilen Sie uns mit, wie Ihr Termin bei [Stylist/in Name] am [Datum] war: [Link zu einfachem Feedback-Formular oder Google-Bewertung]
Vielen Dank für Ihre Unterstützung!
Mit den besten Grüßen Ihr Team vom [Salonname]
Integrieren Sie diese Vorlagen in die Automatisierungsfunktionen Ihrer Salonsoftware. So wird jede E-Mail zum perfekt getimten, persönlichen Ansprechpartner – ohne dass Sie ständig manuell eingreifen müssen.
Messbarer Erfolg: Diese drei Kennzahlen müssen Sie im Blick behalten
Nachdem Ihre automatisierten E-Mail-Kampagnen laufen, stellt sich die Frage: Wie wissen Sie, ob sie auch wirklich etwas bringen? Die Antwort liefern drei einfache, aber entscheidende Kennzahlen, die Ihnen direkt in Ihrer Software wie ConciergeBeauty angezeigt werden. Sie sind das Feedback Ihrer Kunden in Zahlen und zeigen genau, wo Sie stehen.
Die Öffnungsrate: Ihr Test für Timing und Thema
Diese Zahl verrät Ihnen, wie viele Ihrer Kunden die E-Mail überhaupt geöffnet haben. Eine niedrige Rate ist oft ein Zeichen für einen uninteressanten Betreff oder den falschen Zeitpunkt. Mit einer KI-gesteuerten Software können Sie hier lernen und optimieren: Wann buchen Ihre Stammkunden typischerweise nach? Die Automatisierung sendet Recall-E-Mails dann genau zu diesem Zeitpunkt und erhöht so die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht auch gesehen wird. Eine hohe Öffnungsrate bestätigt: Ihr Thema ist relevant und trifft den Kunden zur richtigen Zeit.
Die Klickrate: Das Maß für echtes Interesse
Nicht jeder, der öffnet, klickt auch. Diese Kennzahl zeigt, wie viele Empfänger auf den Link in Ihrer E-Mail geklickt haben – sei es zur Onlinebuchung, zum Seminar-Angebot oder zum neuen Service. Hier sehen Sie, ob Ihr E-Mail-Inhalt überzeugt und zum Handeln motiviert. Ein personalisierter Text wie “Ihr bevorzugter Stylist, Maria, hat nächste Woche noch einen Slot für Sie frei” führt erwiesenermaßen zu mehr Klicks als eine generische Nachricht. Es ist der Beweis, dass Ihre Botschaft ankommt.
Die Conversion: Der eigentliche Geschäftserfolg
Das ist die Königsdisziplin. Wie viele der angeklickten E-Mails führen tatsächlich zu einem gebuchten Termin, einer Seminaranmeldung oder einer Produktbestellung? Diese Rate verbindet Ihr Marketing direkt mit Ihrem Kalender und Ihrer Kasse. Besonders wirkungsvoll ist das bei der Bekämpfung von No-Shows: Eine automatische Terminerinnerung mit einfachem “Umbuchen”- oder “Absagen”-Button hat eine extrem hohe Conversion-Rate, da sie ein unmittelbares Problem für den Kunden löst. Jede Conversion ist ein direkter Erfolg für Ihre Auslastung und Planung.
Indem Sie diese drei Werte im Auge behalten, machen Sie aus einem “Gefühl” eine messbare Strategie. Sie erkennen sofort, welche Ihrer automatisierten E-Mail-Sequenzen – ob Recall, Feedback-Anfrage oder Wartelisten-Info – wirklich funktionieren und wo Sie nachjustieren können.
Der nächste Schritt: Ihr Email-Marketing in 30 Minuten starten
Jetzt geht es ans Eingemachte: Legen Sie direkt los. Denn die mächtigste E-Mail, die Sie heute automatisieren können, ist zugleich die einfachste – und sie wirkt sofort.
Die automatische Buchungsbestätigung ist Ihr Einstieg in 30 Minuten. Sie spart Ihnen nicht nur die tägliche Fleißarbeit, sondern ist Ihr erster Verteidigungsring gegen lästige No-Shows. Ein Gast, der sofort eine professionelle Bestätigung mit allen Details erhält, fühlt sich sicher und vergisst den Termin seltener.
In 4 Schritten zur ersten automatisierten E-Mail
- Vorlage auswählen: Öffnen Sie in Ihrer ConciergeBeauty Software den Bereich „E-Mail-Automatisierung“. Wählen Sie die Vorlage „Buchungsbestätigung“. Diese ist bereits vorformuliert und enthält Platzhalter wie
{{Kundenname}}oder{{Termindatum}}. - Personalisieren & bestätigen: Schauen Sie sich den Text an. Fügen Sie vielleicht einen kurzen, herzlichen Satz von Ihnen ein („Wir freuen uns auf Sie!“). Entscheiden Sie dann, ob die Bestätigung sofort nach der Buchung oder z.B. 5 Minuten später versendet wird – und klicken Sie auf „Aktivieren“.
- Kalender-Anbindung prüfen: Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen Ihr Kalender als Absender hinterlegt ist. So kommen Bestätigungen scheinbar direkt „aus Ihrem Salon“ und nicht von einer anonymen Adresse.
- Testbuchung machen: Buchen Sie über Ihre eigene Online-Buchungsseite einen Testtermin mit Ihrer privaten E-Mail. Innerhalb weniger Minuten sollten Sie die perfekt personalisierte Bestätigung im Posteingang finden. Fertig.
Diese Automatisierung läuft jetzt für jede Buchung – online, per Telefon oder vor Ort. Sie haben soeben Ihren ersten „stillen Mitarbeiter“ eingestellt, der rund um die Uhr für Klarheit sorgt.
Der sofortige Effekt: Vom ersten Klick zum vollen Buchungskalender
Was haben Sie damit erreicht? Mehr als nur eine Bestätigung. Sie schaffen Vertrauen, entlasten Ihr Team am Telefon und etablieren sofort einen professionellen Standard. Der nächste logische Schritt? Nutzen Sie die gleiche Logik, um Ihre smarte Warteliste mit Leben zu füllen. Richten Sie eine automatische E-Mail ein, die freigewordene Slots sofort an interessierte Kunden auf der Warteliste kommuniziert – das ist gebuchte Umsatz, der sonst verloren geht.
Öffnen Sie jetzt Ihre Software. Suchen Sie die Buchungsbestätigung und aktivieren Sie sie. In der Zeit, in der Sie bisher einen Termin telefonisch bestätigt hätten, haben Sie eine Automatisierung für alle Zukunft geschaffen.